在宅ワーク

在宅ワークで使われる【スプレッドシート】エクセルとの違いや超基本を紹介

スプレッドシートの使い方

在宅ワークでは今や必須ツールとなっているスプレッドシート

オンライン上で作業ができる利便性からほとんどの在宅ワークで利用されています。

スプレッドシートって使ったことないけどできるのかな?

私が初めて在宅ワークをやった時、最初はExcelで作業をしていたのですが、途中からスプレッドシートに切り替わりました。

私もそれまでスプレッドシートを使ったことがなかったので最初は戸惑いましたが、

スプレッドシートはExcelができれば簡単に使うことができます!!

スプレッドシートはほとんどExcelと一緒です

クライアント側であれば関数など知る必要がありますが、データ入力などの仕事を受ける側の場合、基本的には入力さえできればOKです!

Excelと異なる部分だけおさえておけば絶対にすぐ使えます

そこで今回は、スプレッドシートの基本的な部分(Excelと違う部分)についてお話ししていきます。

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スプレッドシートとはオンライン上の表計算ソフトのこと

そもそもスプレッドシートって何??
スプレッドシートはGoogleが提供しているオンライン表計算ソフトです。

スプレッドシートの最大の特徴はオンラインで利用できること

Googleアカウントがあれば誰でも使うことができます。

  • スプレッドシートは、オンライン上の表計算ソフト
  • Googleアカウントがあれば誰でも無料で使用可能

基本的には、Excelとほとんど一緒です。

Excel同様、関数を使ってデータを操作したり計算を行ったりすることができます。

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エクセルとの違いは?スプレッドシートが在宅ワークでよく使われる理由

在宅ワークではExcelではなくほぼスプレッドシートが使われています。

その理由は、Excelと違ってオンライン上で使えて共同作業もできるからです。

  • ネットワーク環境があればいつでもどこでも作業できる
  • オンライン上にあるのでファイルのアップロードなどの手間がない
  • 自動保存されるので保存ボタンを押す手間がない
  • ファイルを共有することで複数アカウントで共同作業ができる

この4点がExcelと主に違う部分になります。

とにかく在宅ワークでは非常に使い勝手が良いのです。

ネットワーク環境があればいつでもどこでも作業ができる

スプレッドシートはオンライン上で作業をします。

そのため、ネットワーク環境さえあればいつでもどこでも作業ができるのです。

スマホやタブレットからでも確認、操作が可能です。

Excelだと、パソコンに保存されているファイルをスマホから見ようと思うと保存場所を変えたりと何かと手間ですよね。

しかし、スプレッドシートならGoogleドライブからすぐ見ることができるし、スプレッドシートのアプリを利用して見ることもできます。

スプレッドシートは、ファイルの保存場所を意識する必要がありません。

ネットワーク環境さえあればいつでもどこでも作業ができるということは、逆に言うとネットワーク環境がなければ作業をすることができません

しかし在宅ワークは家でやることが多いと思うので、よっぽどの事情がない限りオンライン上であることがデメリットになることはないと思います。

ファイルのアップロードやダウンロードの手間がない

スプレッドシートはオンライン上にあるので、Excelのようにファイルをメールなどで添付して提出する必要がありません。

アップロードやダウンロードの手間もありません。

オンライン上で作業をしたらそれで終わりです

これが非常に便利です。

在宅ワークをExcelでやっている時は、いちいちメールにExcelファイルを添付して送っていました。

スプレッドシートの場合は、作業が完了したらクライアントに作業報告するだけで終わりです。

更新したら自動保存されるので保存する手間がない

スプレッドシートは編集する度に自動で保存されます

Excelのように保存ボタンを押す手間がありません。

編集すると「ヘルプ」の右横に「保存しています…」と表示されます。

保存されると「変更内容をすべてドライブに保存しました」と表示されます。

これが編集するたびに自動で行われます。

私はこのことを最初知らなくて、「保存ボタンどこだ???」とものすごく探したことがあります(笑)

スプレッドシートは自動保存されるので保存ボタンはありません。

自動保存となると、「間違って入力したら編集前に戻らないの?」と思うかもしれませんが大丈夫です。

履歴が残っているので、画面左上にある「元に戻す(Ctrl+Z)」ボタンを押せば変更前の状態に戻すことができます。

私はこのことを知らず、「保存されたらもう戻らないんだ」と勝手に思っていました。

そのため、間違って入力したときは「保存しました」と表示される前に「Ctrl+Z」ボタンを連打して戻そうとしておりました(笑)

時間が経ってからでもちゃんと変更前に戻ることができるので安心してくださいね!

ファイルを共有することで複数アカウントで共同作業ができる

スプレッドシートは複数アカウントが同時に編集することができます

同時に作業していると右上にアイコンが表示されます。

上の画像はアイコンが3つ表示されています。

これは、自分以外に3人がファイルを開いているということです。

このアイコンは、

  • URLの共有だと匿名アイコンで表示
  • メールアドレスの共有だとGoogleアイコンが表示

このように共有しているものがURLかメールアドレスのどちらかによってアイコンの表示が変わってきます。

上の画像だと、真ん中の人(クライアント)だけGoogleアイコンで、あとの2人は匿名アイコンです。

この場合、クライアント以外はURLでファイルを共有していることになります。

共有している、していないはファイル右上の「共有」ボタンのアイコンで分かります。

「共有」ボタンのアイコンが鍵マークの時は共有されていません。

スプレッドシートを利用する前に、クライアントから「ファイルを共有したいからGmailアドレスを教えてください」と言われることがあります。

その場合、クライアント側はこの「共有」ボタンでメールアドレスを登録して共有しているのです。

「共有」ボタンを押すとメールアドレスを入力する画面が出てきます。

共有したい相手のメールアドレスを入力すれば共有が完了です。

共有されるとメールが届きます。

ちなみに、自分以外のユーザーが作業している場合、作業中のセルがアイコンカラーで表示されます。

 

自分が作業しているセルは青色になります。

色が付くので、誰がどこを作業しているのか分かるようになっています。

相手の変更もちゃんとその場で反映されます。

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まとめ:スプレッドシートはエクセルよりも在宅ワークに適したツール

スプレッドシートの基本について説明してきました。

  • オンライン上で作業ができる
  • 共有して複数アカウントで同時に作業ができる

スプレッドシートは主にこの理由から在宅ワークでよく利用されています。

不特定多数に作業を依頼する在宅ワークにはピッタリなツールですよね。

私も最初はスプレッドシートに抵抗があったのですが、使ってみるとExcelとほとんど変わらず、すぐに慣れました。

Excelと違う部分だけおさえておけば、スプレッドシートはExcelができる人なら絶対にできます!

むしろ、スプレッドシートの使い勝手に感動します!!

在宅ワークでは必須ともいえるツールなので、この記事でスプレッドシートの基本の部分をおさえていただけたら嬉しいです^^

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